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Le traitement des dossiers

 

La demande de bourse est une démarche importante pour un étudiant ou une étudiante, dans le cadre de son séjour d’études hors du Congo. En effet, la bourse, allocation octroyée chaque année aux étudiants (dont les dossiers respectent les critères établis d’octroi des bourses) est une aide précieuse.

 

 

Quand un étudiant dépose son dossier de demande de bourse, le traitement de son dossier suit plusieurs étapes  présentées ci-dessous.

 

ETAPE 1
GED ou Gestion Electronique du Dossier.

 

Le dossier reçu de l’étudiant, par voie postale ou déposé physiquement par l’étudiant dans les locaux de l’OGES à Paris, est numérisé et archivé de manière organisé dans le système d’information de l’OGES. Ceci permet de conserver ce dossier de manière très sécurisée et également d'en permettre une gestion plus efficace au cours des années (facilitation de la recherche du dossier, etc.).

 

Les dossiers des étudiants sont archivés par année universitaire, par pays et par niveau d’études. Toutes les pièces du dossier  sont regroupées dans un fichier électronique au format PDF dont les pages sont organisées de manière ordonnée.

ETAPE 2
TDS  ou Traitement du Dossier dans le Service.

 

Les dossiers sont traités dans les services concernés. Ainsi :

 

Le dossier de l’étudiant est « linéarisé » en vue de la préparation du « fichier CNRH » (CNRH : Commission Nationale des Ressources Humaines). Il s’agit ici d’exploiter les données du dossier de l’étudiant afin de les mettre dans un document unique qui sera présenté à la Commission des Bourses (fichier CNRH). Dans ce document, chaque dossier étudiant est représenté par une ligne (d’où le mot « linéarisé » utilisé ci-dessus), avec en colonnes toutes les informations nécessaires pour son examen (date de naissance, sexe, série et année d’obtention du baccalauréat, cursus universitaire depuis l’année du bac, filière d’études, année d’obtention de la bourse dans le cas des demandes de renouvellement de bourses, etc.).

ETAPE 3
VID ou Vérification des Informations du Dossier.

 

Après enregistrement des données du dossier Etudiant dans le fichier CNRH, les informations sont vérifiées pour s'assurer de leur exactitude. Des contacts peuvent être établis avec l’étudiant pour avoir des précisions sur son dossier, ou avec l’établissement dans lequel est il est inscrit. Ce dernier contact d’échanges est permis avec l’autorisation de l’étudiant, donnée clairement à l’OGES, sur la fiche cursus universitaire qu’il a remplie et signée en indiquant qu’il autorise l’OGES à vérifier les informations qu’il a fournies auprès de son établissement.


La vérification des informations se fait aussi en croisant les informations fournies par l’étudiant(e) avec celles qu'il a données au cours des années précédentes.

En cas de problème, l’étudiant est informé. Dans le cas d’informations erronées, le dossier de l’étudiant est marqué frauduleux et signalé comme tel à la Commission. Il ne sera ainsi pas examiné. Les dispositions mises en place par la CNRH dans une telle configuration sont alors appliquées.

L’étape VID se déroule à l’OGES à Paris.

ETAPE 4
ECL ou Examen des dossiers en Commission Locale.

 

L’examen des dossiers en Commission Locale correspond à la première étape technique. Elle consiste à préparer ou faciliter le travail des étapes proprement dites d’examen des dossiers pour l’attribution, le renouvellement et le rétablissement des bourses. Les documents en entrée de cette étape sont les fichiers CNRH et les dossiers physiques des étudiants. A l’issue de cette étape, les dossiers sont classés en dossiers potentiellement recevables (c’est-à-dire dossiers ayant rempli les conditions pour bénéficier de la bourse) et en dossiers non-recevables (c’est-à-dire dossiers n’ayant pas rempli les conditions pour bénéficier de la bourse). Les fichiers CNRH sont ainsi mis à jour.

L’ECL n’est pas une étape éliminatoire. Il s’agit d’une étape préparatoire aux travaux des étapes proprement dites d’attribution, de renouvellement et de rétablissement des bourses. C’est pourquoi tous les dossiers, même ceux ayant été jugés non-recevables pour bénéficier de la bourse d’études supérieures, sont préparés comme les autres pour soumission aux commissions ou étapes supérieures (ECT et ECG).

L’étape ECL se déroule à l’OGES à Paris. Y prennent (ou peuvent y prendre) part : les conseillers culturels ou autres conseillers (en fonction de leur disponibilité) des Ambassades congolaises d’Europe occidentale et d’Amérique du Nord.

ETAPE 5
ECT ou Examen des dossiers en Commission Technique.

 

L’examen des dossiers en Commission Technique correspond à la seconde étape technique d’examen des dossiers de demande de bourses des étudiants. Elle est au-dessus, en terme de pouvoirs, de l’ECL et consiste à préparer ou faciliter le travail d’examen des dossiers pour l’attribution, le renouvellement et le rétablissement des bourses par la Commission officielle habilitée à cette mission à savoir la Sous-commission « Bourses » de la Commission nationale des Ressources Humaines. Les documents en entrée de cette étape sont les fichiers CNRH issus de l’étape ECL et tous les dossiers physiques des étudiants. A l’issue de cette étape, les dossiers sont classés en dossiers recevables (c’est-à-dire dossiers ayant rempli les conditions pour bénéficier de la bourse) et en dossiers non-recevables (c’est-à-dire dossiers n’ayant pas rempli les conditions pour bénéficier de la bourse). Les fichiers CNRH sont ainsi, une fois de plus, mis à jour avec les informations issues de l’étape ECT.

L’ECT n’est pas, tout comme l’ECL, une étape totalement éliminatoire. Même si ses décisions sont quasiment adoptées par la Commission Générale, elle reste néanmoins une étape préparatoire des travaux de la Sous-commission « Bourses » de la Commission nationale des Ressources Humaines, seule instance habilitée en définitive à accorder ou non les bourses d’enseignement supérieur du Gouvernement congolais. C’est pourquoi tous les dossiers, même ceux ayant été jugés non-recevables pour bénéficier de la bourse d’études supérieures, sont ici également préparés tout comme les autres pour soumission à la commission ou étape supérieure (ECG).

L’étape ECT se déroule au Ministère de l’Enseignement Supérieur au Congo. Elle est présidée par un Président et un Vice-président issus du Cabinet de Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur, et désignés par Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur. Y prennent part : les membres désignés du Cabinet de Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur, le Conseiller à l’Enseignement Supérieur de Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur, le Directeur Général des Affaires Sociales et des Œuvres Universitaires (DGASOU), les responsables des services et directions pédagogiques du Ministère de l’Enseignement Supérieur situés à l’étranger, les responsables des directions des Bourses, des Affaires Sociales, des affaires administratives et financières, de la Direction des Examens et Concours, le Responsable du département Informatique du Ministère de l’Enseignement Supérieur, etc.

 

ETAPE 6
ECG ou Examen des dossiers en Commission Générale.

 

La Commission Générale correspond à la dernière étape d’examen des dossiers de demande de bourses d’enseignement supérieur du Gouvernement congolais. Les documents en entrée de cette étape sont les fichiers CNRH issus de l’étape ECT et les dossiers physiques des étudiants. C’est à l’issue de cette étape qu’un(e) étudiant(e) est déclaré(e) boursier(e) ou non-boursier(e).

A l’issue de cette étape, des notes de service sont préparées à l’attention de Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur, pour signature. Après signature, elles sont envoyées au Ministère des Finances pour information. Le Ministère de l’Enseignement Supérieur émet alors, par le biais de son Directeur des Affaires Administratives et Financières (DAAF) près du DGASOU, des engagements budgétaires vers le Ministère des Finances en vue du déclenchement du processus de paiement des bourses des étudiants sur le budget du Ministère de l’Enseignement Supérieur. Le Ministère des Finances transmet ses instructions au Trésor Public qui s’occupera par la suite de la programmation du paiement des bourses.

Dans le cas de l’OGES, une fois le paiement des bourses programmé, les bourses sont virées par le Trésor Public Congolais vers la Paierie du Congo près l’Ambassade du Congo en France à Paris pour le paiement effectif des étudiants. L’OGES, via le Ministère de l’Enseignement Supérieur, est ordonnateur des bourses (c’est-à-dire responsable de l’octroi et du suivi des paiements des bourses), et la Paierie du Congo à Paris est la structure du Ministère des Finances congolais dédiée au paiement des bourses (c’est-à-dire mise à disposition de l’argent (bourses) à l'intention des étudiants).

Les travaux de l’étape ECG sont ouverts par Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur qui en est le Président. Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Technique en est le premier Vice-président et Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Primaire et Secondaire chargé de l’Alphabétisation en est de deuxième Vice-président. Ces travaux sont par la suite dirigés par Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur, avec comme premier Vice-président Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Technique et comme deuxième Vice-président Son Excellence Monsieur le Ministre de l’Enseignement Primaire et Secondaire chargé de l’Alphabétisation, ou par leurs représentants respectifs. Les pouvoirs de l’étape ECG sont au-dessus de ceux des autres étapes ou commissions (Commissions Locale et Technique). Y prennent part (liste non exhaustive) : le Représentant de Son Excellence Monsieur le Président de la République chargé de l’Enseignement Supérieur, le Recteur de l’Université Marien NGOUABI, les Doyens des établissements de l’Université Marien NGOUABI, le Représentant du Ministère des Finances, le Représentant du Ministère du Travail et de l’Emploi, les membres de la Commission Technique, les représentants de l’Association des Parents d’Elèves et Etudiants du Congo (APEEC), les syndicats des étudiants de l’Université Marien NGOUABI, etc.

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